Những Rủi ro khi tổ chức sự kiện hay gặp phải và Phương án xử lý đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru

Theo định luật Murphy nếu một điều xấu có thể xảy ra, nó sẽ xảy ra. Rủi ro luôn xuất hiện khắp mọi lúc, mọi nơi trong mọi hoạt động của con người. Trong tổ chức sự kiện rủi ro là điều không ai mong muốn, những người tổ chức sự kiện luôn cố gắng tìm cách né tránh và giảm thiểu nhiều nhất rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra.

Vậy thì sẽ có những vấn đề gì xảy ra khi tổ chức sự kiện và làm thế nào để né tránh và khắc phục chúng, hãy cùng Konni39 tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện cần quan tâm và cách khắc phục để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp

I. Các rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể gặp phải

1. Rủi ro về thời gian

Những rủi ro về thời gian khi tổ chức sự kiện là điều mà các nhà tổ chức phải đặc biệt quan tâm, phải căn chỉnh thời gian sao cho phù hợp, từng hoạt động diễn ra trong sự kiện đều cần được tính toán cẩn thận. Tuy nhiên trong quá trình sự kiện diễn ra vẫn có nhiều rủi ro khó tránh và không tính toán trước được làm lỡ thời gian của chương trình.

Phân bổ thời gian không hợp lý trên dự tính là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp, khi thời gian không được phân bổ hợp lý sẽ khiến cho những phần không quan trọng thì kéo dài, khiến khán giả tham gia chán nản, làm loãng chương trình, khi kéo dài quá những phần đó thì những phần quan trọng nhất sẽ không đủ thời gian, không dành được sự chú tâm của khán giả. Cần phải đặt những phần quan trọng điểm nhấn vào cuối chương trình để tạo sự chú ý, duy trì sự hứng thú của họ là sự thành công cho sự kiện.

Rủi ro về thời gian có thể khiến khách mời chán nản, bỏ về

Chạy thử sự kiện trước là một cách để giảm thiểu các rủi ro về thời gian này, khiến cho quá trình tổ chức không chỉ nằm trong kế hoạch, nó được thử nghiệm diễn ra thực tế để thấy và tránh được những rủi ro không đáng có.

Rủi ro về thời gian cũng chịu ảnh hưởng bởi các rủi ro khách quan khác như khách tới muộn lỡ giờ hoặc về quá sớm cũng ảnh hưởng đến timeline thời gian các chương trình trong sự kiện.

2. Rủi ro về thời tiết

“Nắng mưa là chuyện của trời”, thời tiết là một trong những rủi ro khó kiểm soát trong tổ chức sự kiện, không chỉ với các sự kiện ngoài trời mà còn với cả những sự kiện trong nhà. Khi thời tiết không ủng hộ, nắng mưa quá khắc nghiệt sẽ làm ảnh hưởng đến việc các khách mời, khán giả đến tham gia sự kiện.

Đó là với những sự kiện diễn ra trong nhà thì thời tiết chỉ ảnh hưởng đến việc khách mời không thể đến dự còn với các sự kiện ngoài trời thì rủi ro về thời tiết sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chương trình, thậm chí dẫn đến việc phải hoãn hoặc hủy sự kiện.

Nên tránh chọn những ngày thời tiết xấu, chọn những ngày nắng đẹp để giảm những rủi ro có thể ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện

Thời tiết xấu, không ủng hộ làm ảnh hưởng đến cơ sở vật chất, cháy chập điện, ..v.v Vì vậy khi tổ chức sự kiện cần để ý theo dõi dự báo thời tiết, chọn một ngày thích hợp để tránh được những rủi ro không đáng có, gây khó khăn cho ekip và thể hiện một sự không may mắn cho sự kiện. Đồng thời cũng lựa chọn những phương án phòng ngừa thích hợp để tránh các sự cố khi tổ chức sự kiện ngoài trời như các nhà bạt mái che to có thể thoải mái che mưa che nắng…

3. Rủi ro về nhân sự

Trong các sự kiện dù quy mô lớn hay trung bình đều có những phần hoạt náo, tổ chức ca nhạc, mời ca sĩ, nghệ sĩ đến biểu diễn để thu hút sự chú ý của khán giả, khiến cho sự kiện không bị nhàm chán. Tuy nhiên với những nghệ sĩ lớn chạy nhiều show về thời gian có thể khó kiểm soát, đây cũng là một phần rủi ro cho sự kiện, họ quá bận và không kịp thời gian cho tổng duyệt có thể xảy ra một số biến cố không đáng có ngoài tầm kiểm soát.

Đảm bảo nhân sự có mặt đúng giờ, nắm bắt được đầy đủ thông tin để tránh các rủi ro phiền phức không đáng có

4. Rủi ro về kỹ thuật

Trong các sự kiện, lễ khai trương không thể thiếu các thiết bị hỗ trợ, âm thanh, loa đài, đèn led… chỉ cần một lỗi nhỏ nhất cũng sẽ gây ảnh hưởng đến sự trơn tru của chương trình. Những sự cố có thể xảy ra như mất điện đột ngột, lỗi loa, bị mất âm thanh hay đèn led không sáng là một số rủi ro hay xảy ra nhất, gây gián đoạn sự kiện, đồng thời cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị tổ chức.

Do vậy ban tổ chức cần có những kế hoạch dự phòng chu đáo, như chuẩn bị tủ điện, máy phát điện dự phòng cho các thiết bị âm thanh, đèn loa đài…, đảm bảo trong khoảng 15 phút để chương trình không bị gián đoạn đột ngột và có thời gian cho đội kĩ thuật có thể khắc phục vấn đề.

Chuẩn bị, kiểm tra kĩ loa đài, các thiết bị hỗ trợ, chạy thử chương trình để giảm thiểu các sai sót

Nếu sự kiện cần kết nối máy chiếu, màn chiếu lớn, cần đảm bảo thử kết nối và chạy thử các slide trước đảm bảo không bị lỗi phông, các cổng chuyển đổi phù hợp với các loại máy, để đảm bảo vấn đề hình ảnh không bị gián đoạn nên sử dụng máy có cấu hình cao cùng với cổng chuyển đổi phù hợp.

5. Rủi ro khi tổ chức sự kiện về phần kịch bản chương trình

Những thay đổi giờ chót dễ gây nhầm lẫn có thể trở thành một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện mà người tổ chức có thể gặp phải. Các thay đổi trong phút chót có thể khiến các nhân viên chưa nắm rõ dẫn đến việc gặp một số sai lầm không khớp với kịch bản đã lên. Điều này có thể khiến cho không khí sự kiện trùng xuống, các nhân viên bối rối,… Để không khiến cho rủi ro này thành vấn đề lớn, người tổ chức cần phải bình tĩnh xử lý, tránh các thay đổi bất ngờ, dặn dò thông tin kĩ đến các nhân viên khác.

Mẫu kịch bản, timeline cho một sự kiện khai trương đại lý nhượng quyền của Konni39

Một rủi ro khi tổ chức sự kiện khác có thể gặp phải trong sự kiện đó là việc MC giới thiệu thiếu / sai tên khách VIP, điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn, làm mất lòng khách điều mà không một ai mong muốn. Để tránh được rủi ro này, các nhà tổ chức cần nắm rõ thông tin khách hàng, kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo người dẫn chương trình đã nhận được đầy đủ thông tin nếu có sự thay đổi trong phút chót.

Tham khảo:

Mẫu kịch bản khai trương cửa hàng chi tiết cho chủ cửa hàng

6. Rủi ro về thực phẩm

Trong các sự kiện dù lớn hay nhỏ đều không thể thiếu tiệc teabreak, đây cũng có thể trở thành vấn đề đáng lưu tâm của người tổ chức sự kiện. Ngộ độc thực phẩm là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện gây ám ảnh với người tổ chức, vì vậy cần lựa chọn nguồn cung cấp uy tín, hoặc đơn giản chọn những món ăn nhẹ, dễ dàng kiểm soát đầu vào như bánh ngọt, hoa quả tươi… Hãy kiểm tra kĩ tất cả các món trước khi phục vụ khách hàng.

Teabreak nhẹ nhàng gồm hoa quả bánh ngọt nhưng không kém phần sang trọng

7. Rủi ro về hàng hóa trong ngày khai trương

Sự kiện khai trương là một buổi lễ quan trọng cho các cửa hàng, vừa là dịp thông báo cho khách hàng sự hiện diện và chính thức đi vào hoạt động của cửa hàng, vừa là dịp thu hút nhiều khách hàng ghé thăm bởi những chương trình khuyến mại ưu đãi, ngoài những rủi ro khi tổ chức sự kiện nêu trên, các chủ đại lý còn phải lưu tâm đến lượng hàng hóa, tránh trường hợp thiếu hàng, hay hàng kém chất lượng vào ngày này. Điều này có thể khiến khách hàng có cái nhìn không tốt từ những lần đầu tiên, giảm khả năng quay lại trong lần kế tiếp.

Chuẩn bị đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu tăng cao trong sự kiện khai trương

II. Các phương án dự phòng và khắc phục rủi ro khi tổ chức sự kiện

Như đã đề cập ở trên các rủi ro là bất ngờ tuy nhiên không phải là không có các giải quyết, cần lường trước và có kế hoạch tỉ mỉ, chu đáo cho sự kiện, góp phần giảm thiểu và né tránh các rủi ro có thể xảy ra.

1. Giai đoạn tiền sự kiện

Việc chuẩn bị trước sự kiện là một trong những bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của buổi lễ. Người tổ chức cần phải lên kế hoạch chi tiết về khách mời, quy mô tổ chức, các nội dung, timeline diễn ra, các hoạt động khuấy động không khí… chuẩn bị những thông tin cần thiết, hiểu rõ về mục tiêu của sự kiện, từ đó có thể né tránh, kiểm soát được những rủi ro khi tổ chức sự kiện.

2. Giai đoạn khi sự kiện diễn ra

Sau khi đã chuẩn bị kỹ càng đến phần quan trọng nhất điều phối các hoạt động trong sự kiện và xử lý những rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra.

Cần bố trí nhân sự giám sát kỹ lưỡng trong sự kiện, ứng phó kịp thời với những rủi ro có thể xảy ra, cần hết sức bình tĩnh tránh hoảng loạn. Người dẫn chương trình cần phải khéo léo và linh hoạt căn chỉnh thời gian điều phối khán giả, khách mời, khuấy động không khí vào các thời gian chết, ổn định khán giả khi có sự cố xảy ra, phối hợp nhịp nhàng với đội kỹ thuật đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.

3. Giai đoạn hậu sự kiện

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể không chỉ kết thúc vào ngày tổ chức mà còn có thể kéo dài qua các ngày sau đó, ví dụ như lễ khai trương để duy trì sức nóng thường kéo dài 1 tuần, thu hút thêm khách hàng. Rủi ro có thể đi kèm sau đó, những cảm nhận không tốt của khách hàng có thể bị chia sẻ qua mạng xã hội, gây ảnh hưởng xấu đến uy tín và hiệu quả của sự kiện, vì vậy kể cả khi sự kiện đã kết thúc vẫn cần thu nhận những ý kiến góp ý, xử lý các vấn đề truyền thông.

III. Kết luận

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể gặp phải là bất ngờ nhưng không hẳn là không thể lường trước, trên đây chúng tôi có đề cập đến một số những rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục, hướng giải quyết, giảm thiểu sự cố cho sự kiện diễn ra hoàn chỉnh nhất có thể. Mong những thông tin này hữu ích đến bạn và cùng theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về nhượng quyền thương hiệu.

Nếu bạn muốn trở thành một phần của chuỗi cửa hàng đồ Nhật top đầu Việt Nam còn chần chờ gì nữa hãy liên hệ ngay với chúng tôi!!!