Cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng ngay tại nhà·

Trong thời đại giao thương phát tiển, các dịch vụ gửi hàng qua bưu điện cũng dần trở nên phổ biến với nhiều người hơn, mở ra ngày càng nhiều gói giá chuyển hàng cũng đa dạng và nhiều tính năng hơn.

Vậy với người mới, làm thế nào để gửi đồ đến tay người nhận qua bưu điện? Cách gửi hàng qua bưu điện như nào để có lợi cho mình nhất? Cùng Konni39 tìm hiểu hướng dẫn gửi hàng qua bưu điện từ A-Z có thể làm được ngay tại nhà nhé!

I. Tìm hiểu cách gửi đồ qua bưu điện

1. Cách gửi hàng qua bưu điện là gì?

Cách gửi hàng qua bưu điện được áp dụng khi bạn đăng ký chuyển phát với các bên nhận dịch vụ giao hàng qua hai hình thức chính và được áp dụng nhiều nhất

Một, ship COD: Bạn gửi hàng và nhờ bưu điện thu tiền hộ. Lúc này người mua hàng sẽ có quyền check sản phẩm trước khi trả tiền. Bạn sẽ nhận được tiền thanh toán từ phía bưu điện gửi đơn. Nếu đơn hàng của bạn không đúng yêu cầu người mua, họ có quyền gửi trả lại hàng và bạn sẽ chịu toàn bộ ship COD cho đơn vận chuyển này.

Hai, trả tiền trước: Chính những rủi ro bị boom hàng, gây tổn thất chi phí như ship COD, người bán thường sẽ hướng đến lựa chọn trả tiền trước. Đơn hàng đã được người mua thanh toán trực tuyến trước, lúc này người bán là bạn sẽ gửi hàng không cần thu hộ và đơn sẽ là đơn 0 đồng.

Hình thức chuyển phát ship COD đang là phương pháp được ưa chuộng nhất khi được không ít các nhà bán hàng online hay thậm chí là sàn thương mại lớn như Shopee, TikTok Shop áp dụng trong việc thanh toán đơn hàng.

Thông thường, gửi hàng qua bưu điện sẽ tính phí ship COD – Thanh toán khi nhận hàng

2. Một số cách gửi hàng qua bưu điện hiện nay

Theo nhu cầu của người đăng ký dịch vụ vận chuyển, hầu hết các bên bưu điện hiện nay sẽ áp dụng 3 hình thức gửi đồ chính mà bạn cần nắm rõ:

• Bưu phẩm đảm bảo: Nên áp dụng dịch vụ này trong trường hợp gửi bưu phẩm quan trọng như giấy tờ, công văn mật, hợp đồng. Mã của loại bưu phẩm đảm bảo sẽ được bắt đầu bằng ký tự R (Ví dụ: RM100420VN)
• Chuyển phát nhanh EMS: Phục vụ cho các đơn giao đồ cần vận chuyển trong thời gian ngắn. Mã của dịch vụ này sẽ bắt đầu bằng chữ E (EM280324VN)
• Bưu kiện: Gửi hàng hóa thông thường qua dịch vụ này bạn sẽ có mức phí vận chuyển rẻ hơn hai hình thức trên, tuy nhiên thời gian giao hàng tới nơi sẽ lâu hơn. Mã của bưu phẩm sẽ bắt đầu bằng ký tự C (CM112138VN)

Mã bưu kiện cho từng dịch vụ sẽ được phân loại khác nhau

II. Hướng dẫn gửi hàng qua bưu điện

Các bưu điện đều có thứ tự gửi bưu phẩm theo một hệ thống chung. Để giải thích rõ cho bạn về các bước gửi hàng qua bưu điện, hãy cùng lấy ví dụ với đơn hàng “sữa rửa mặt” thuộc ngành hàng tiêu dùng được ship từ Hà Nội vào Hồ Chí Minh thông qua đơn vị vận chuyển VNPost.

1. Bước 1: Đóng gói bưu phẩm

Sau khi nhận được đơn bán trên các kênh bán hàng online của cửa hàng bạn. Vậy rõ ràng nhiệm vụ đầu tiên chính là bạn phải đóng gói sản phẩm cho khách để sẵn sàng chuyển đi.

Theo quy trình gửi hàng qua bưu điện, điều kiện đầu tiên bạn cần đảm bảo là chuẩn bị đủ hàng hóa cần gửi và đóng gói cẩn thận. Lưu ý hãy bọ gói hàng thật chắc chắn, bảo quản đồ bên trong cẩn thận để không bị tổn hại gì trong quá trình vận chuyển, nhất là vận chuyển đường dài.

Các bưu cục cũng có chính sách thu phí riêng theo cân nặng của hàng hóa hoặc hình thức vận chuyển bạn lựa chọn. Bạn có thể tham khảo bảng giá phí ship tính chung của VNPost hiện nay.

Một số lưu ý khi lựa chọn hình thức vận chuyển

• Gửi hàng từ miền này sang miền khác: Mức phí cách miền
• Trọng lượng đơn hàng bình thường: Tính đến 1kg

Ví dụ, bạn gửi đồ có trọng lượng 1kg từ Hà Nội đến Hồ Chí Minh, thời gian vận chuyển ước lượng từ 24 – 48 tiếng. Vậy mức giá cước vận chuyển sẽ là 41,800 VNĐ chưa tính VAT 10%.

Khi bán hàng, bạn có thể cân nhắc giá vốn tiền bán cùng với chi phí bảo quản, vận chuyển đến tay khách hàng để tránh trường hợp bị lỗ không rõ nguyên do.

2. Bước 2: Tìm bưu cục gần nhất để gửi hàng

Bước tiếp theo bạn cần thực hiện là mang hàng của mình đến bưu cục để gửi hàng. Vậy để tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển, bạn nên lựa chọn bưu cục gần địa điểm của bạn nhất để đăng ký gửi hàng cho khách.

Các bên vận chuyển đơn luôn có website để hỗ trợ bạn tra cứu đơn hàng và tìm kiếm địa chỉ gửi nhanh nhất. Với VNPost bạn có thể tham khảo thử đường link https://vnpost.vn/ca-nhan/gui-tai-lieu-hang-hoa/gui-trong-nuoc/tim-kiem-buu-cuc để tra cứu địa chỉ bưu cục gần nhất. Trang web sẽ cho bạn thông tin các bưu cục gần nhất để bạn có thể tìm kiếm.

Tra cứu bưu cục gần nhất để dễ dàng tiếp cận và gửi hàng

3. Bước 3: Làm thủ tục đăng ký gửi hàng qua bưu điện

Khi đến bưu cục gần nhất, thường sẽ có nhân viên trực hướng dẫn bạn cách gửi đồ qua bưu cục cũng như hỗ trợ bạn giải đáp thắc mắc gửi đồ qua bưu điện cần những gì. Nhưng tốt nhất bạn vẫn nên tìm hiểu trước các gói vận đơn để đăng ký cho phù hợp với đơn hàng mình muốn gửi nhất.

Sau khi nhận viên bưu điện hỏi dịch vụ chọn ship, bạn hãy chọn ship COD chuyển phát, gửi bưu phẩm đảm bảo hay là bưu kiện. Sau khi kiểm tra xong đầy đủ về khối lượng, kích thước đơn, phân loại hàng hóa và dịch vụ vận chuyển, nhân viên sẽ báo giá cho bạn trước. Bạn sẽ nhận được phiếu gửi hàng để điền đầy đủ tên người nhận, số điện thoại, thông tin người gửi, …

Giấy thông tin bạn điền sẽ có giữ cả bản sao để khi giao hàng thành công, bạn đưa bảo sao đăng ký đến bưu cục vận chuyển và nhận lại tiền thu hộ. Phiếu bản sao này cũng giúp bạn so sánh thông tin, chứng thực đơn hàng để phòng trường hợp xảy ra sự cố từ phía bưu điện bạn sẽ có quy trình xử lý riêng.

Điền thông tin vận chuyển và nhận lại bản sao thông tin kiện hàng

4. Giải đáp thắc mắc cách gửi hàng qua bưu điện

4.1: Khi đóng hàng có những lưu ý gì?

Bạn nên lưu ý một số trường hợp khi đóng hàng để đmả bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, tránh tình trạng hỏng hóc khi vận chuyển tới người nhận.

• Hàng dễ vỡ như gốm sứ, thủy tình: Nên dùng bọc khí bọc cẩn thận quanh sản phẩm, đặc biệt là ở các góc cạnh, để chống va đập mạnh khi duy chuyển. Khi đưa hàng bạn cũng nên lưu ý thùng hàng cần có ghi chú “Hàng dễ vỡ, xin nhẹ tay” để nhân viên xếp hàng di chuyển cẩn thận hơn.
• Mặt hàng như xô, chậu rỗng: Nên nhét túi khí vào bên trong để giảm áp lực khi va đạp, tránh làm gãy, méo hàng khi khách nhận được hàng.
• Bưu phẩm quan trọng như hợp đồng, giấy tờ mật: Nên có một lớp niệm phong (Có thể bằng con dấu riêng, chữ ký hoặc giấy dán chắc) để đảm bảo độ bảo mật cho hàng.
• Hàng dạng giấy tờ như bản đồ, tranh vẽ, thiết kế: Tốt nhất nên cuộn lại và gửi kèm với ống đựng hình trụ tròn để bảo quản.
• Đồ điện tử như máy tính, điện thoại, ipad: Nên đóng gói thật chắc chắn và cẩn thận. Thông thường các bên bán đồ điện tử đều sẽ chuẩn bị sẵn bọt polyetylen (PE), polyuretan (PU) để sản phẩm ở giữa, tránh rung lắm. Bên ngoài lớp bọt biển sẽ được “gia cố” thêm bằng giấy gói Bubble.

Mỗi loại sản phẩm gửi hàng qua bưu điện đều sẽ có cách đóng gói riêng, hãy lưu ý đảm bảo chọn cách gói cho phù hợp để sản phẩm đến tay khách hàng không bị sứt mẻ, giữ được chất lượng ban đầu của nó.

Ghi chú mặt để nhân viên nhận biết, cẩn thận hơn khi giao hàng

4.2: Cách nhận tiền COD

Sau khi đơn hàng được vận chuyển thành công, nhiều bạn thắc mắc vậy tiền COD sẽ được nhận như nào?

Sau khi theo dõi trạng thái đơn hàng được cập nhật sang “Giao hàng thành công”, bạn có thể cầm phiếu bản sao được phát khi đăng ký vận chuyển hàng. Nhân viên ở bưu cục sẽ nhận và đối chiếu thông tin lưu trên hệ thống của họ. Đối chiếu thông tin chính xác và xác nhận không có vấn đề gì, bạn chỉ cần ký và nhận tiền  ship COD cho đơn hàng đã chuyển.

4.3: Thời gian vận chuyển đơn hàng của bưu điện

Sau khi gửi hàng, mất bao lâu để đơn hàng đến tay người nhận?

Hẳn khi đọc hướng dẫn gửi hàng qua bưu điện ở trên, bạn cũng đã ước lượng được thời gian để vận chuyển. Với các hình thức vận chuyển có mức phí rẻ hơn thì thời gian giao hàng lâu hơn. Thời gian nhận sẽ giao động từ 5-7 ngày.

Còn đối với dịch vụ chuyển phát nhanh, thời gian giao hàng được rút ngắn xuống còn 24 – 48 tiếng.

Trên đây Konni39 đã hướng dẫn cho bạn chi tiết các cách để gửi hàng qua bưu điện thành công. Vậy các chủ đại lý cửa hàng online đã có thể bắt tay vào đăng ký đơn hàng vận chuyển và bán hàng trực tuyến dễ dàng hơn. Chúc cửa hàng của bạn buôn may bán đắt!