Tất tần tật về hóa đơn bán lẻ tạp hóa/siêu thị mini và cách xuất hóa đơn hợp lệ

Các cửa hàng bán lẻ như tạp hóa, cửa hàng tiện lợi hay siêu thị mini đang là loại hình kinh doanh cực kỳ phổ biến tại Việt Nam.Với đặc thù giao dịch nhiều và đa dạng, các chủ đại lý dần phải làm quen với hóa đơn bán lẻ tạp hóa để minh bạch trong quá trình buôn bán.

Vậy cụ thể hóa đơn bán lẻ tạp hóa là gì? Làm thế nào để có hóa đơn bán lẻ tạp hóa chuẩn chỉnh trong những lúc cần xuất trình? Cùng Konni39 tìm hiểu thật kỹ tránh sai sót đáng tiếc nhé.

I. Hóa đơn bán lẻ tạp hóa là gì?

1. Thế nào là hóa đơn bán lẻ siêu thị mini/tạp hóa

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa là một chứng từ để cung cấp các thông tin chi tiết giữa giao dịch của người mua hàng và cửa hàng đó trong quá trình mua sắm. Các hóa đơn cần đề cập đúng và đủ thông tin quan trọng đại diện cho bên bán như như tên, địa chỉ cửa hàng, thông tin liên lạc và chi tiết về khách hàng đại diện bên mua.

Bạn có thể tham khảo thêm để hiểu hơn về cửa hàng bán lẻ tại: Đặc thù siêu thị mini/cửa hàng tiện lợi/cửa hàng tạp hóa

Các thông tin về giao dịch mua sắm cũng cần ghi rõ gồm tên sản phẩm, số lượng hàng, đơn giá, và tổng cộng thanh toán cho mỗi mục. Ngoài ra ở dưới cần có một mục tổng lại giá trị toàn bộ đơn hàng, cùng với thuế (nếu có), trình bày rõ ràng, chính xác.

Với đặc thù cực nhiều khách hàng dẫn đến phát sinh giao dịch mỗi ngày, các hóa đơn bán lẻ tạp hóa giúp chủ cửa hàng xác minh và giám sát được hoạt động mua bán

2. Lợi ích của hóa đơn bán lẻ tạp hóa

Trên thực tế, hóa đơn bán lẻ là có quá nhiều giá trị thực tiễn hay về mặt pháp lý, vì vậy không phải giao dịch nào cũng cần phải in ra hóa đơn để kiểm chứng. Tuy nhiên nếu khách hàng yêu cầu, bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn hóa đơn bán lẻ tạp hóa/siêu thị mini trong các trường hợp cần.

Tăng tính minh bạch, bằng chứng khi có tranh chấp

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa là một phương pháp tốt nhất để chứng minh sự minh bạch trong giao dịch giữa bên mua và bên bán, cũng là bằng chứng xác thực nhất để khẳng định giá trị và thông tin giao dịch cho cả hai bên khi cần.

Đôi khi, hóa đơn bán lẻ tạp hóa cũng cần thiết khi bạn nhập/xuất các nguồn hàng để đảm bảo không xảy ra sai sót, lưu lại bằng chứng có lợi cho bên mình.

Quản lý tài chính

Đây là công cụ giúp bạn dễ dàng kiểm tra và theo dõi các giao dịch tài chính đi – nhận của cửa hàng. Đây là cách mà rất nhiều các chủ đại lý lành nghề của Konni39 thường xuyên tận dụng để kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh, tránh thất thoát.

Tăng khả năng nhận diện cửa hàng

Rất ít đại lý nhận ra rằng việc trên hóa đơn bán lẻ siêu thị mini/tạp hóa có in logo và tên cửa hàng cũng giúp tận của thương hiệu được xuất hiện trong tâm trí khách hàng thêm một lần, góp phần tăng độ nhận diện cho cửa tiệm.

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa có nhiều công dụng, nhưng chủ yếu vẫn là để xác minh giao dịch và giá trị đơn mua

Cửa hàng bán lẻ như tạp hóa, siêu thị mini có rất nhiều cách để giúp bạn xây dựng độ nhận diện thương hiệu hiệu quả cho cửa hàng.

II. Cách xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

1. Thông tin BẮT BUỘC trong hóa đơn

Là công cụ để minh chứng tính minh bạch trong giao dịch, các hóa đơn bán lẻ tạp hóa hay siêu thị mini cần có một mẫu nội dung yêu cầu bắt buộc theo đúng quy định đã đề ra. Các thông tin bao gồm:

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa là một văn bản quan trọng, và nó cần phải chứa đựng một số thông tin bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là một số thông tin bắt buộc thường xuất hiện trong hóa đơn bán lẻ tạp hóa:

• Số hóa đơn và ngày phát hành
• Chi tiết thông tin cửa hàng: Tên, địa chỉ, mã số thuế (Nếu có) và thông tin liên hệ
• Chi tiết thông tin Khách hàng: Tên, địa chỉ, mã khách hàng (nếu có) và thông tin liên hệ
• Chi tiết về sản phẩm mua: Tên, mã số sản phẩm (Nếu có), số lượng
• Tổng giá trị đơn hàng: Giá tiền từng sản phẩm, tổng giá, thuế(Nếu có), giảm giá (Nếu có)
• Thông tin thanh toán: Phương thức và ngày thanh toán
• Chữ ký của người đại diện hoặc đại lý

Tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia, có thể có các yêu cầu khác nhau về thông tin cần xuất hiện trên hóa đơn. Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng mà còn giúp cửa hàng tránh các vấn đề pháp lý và thuế.

2. Các loại hóa đơn bán lẻ và mẫu từng loại

Tùy từng trường hợp và nhu cầu khách hàng, các hóa đơn bán lẻ có thể chia làm 3 loại bao gồm …

Hóa đơn bán lẻ 1 liên

Đây là dạng hóa đơn được tạo với chỉ một bản sao hay gọi là 1 liên duy nhất, thường sẽ được cung cấp cho khách hàng với những trường hợp giao dịch đơn giản, không cần lưu trữ. Đây là hóa đơn phổ biến nhất ở các cửa hàng tạp hóa, tiện lợi, siêu thị mini khi có đơn mua hàng không quá lớn.

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn 1 liên cũng có thể tạo ra một số hạn chế, như khả năng kiểm tra và xác nhận giao dịch trong trường hợp có tranh chấp sau này, vì không có bản sao lưu để tham chiếu.

Hóa đơn 1 liên rất quen thuộc và thường thấy, cũng là hóa đơn được sử dụng nhiều nhất ở cửa hàng

Hóa đơn bán lẻ 2 liên

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa 2 liên là dạng hóa đơn có 2 bản sao hay còn gọi là liên được xác nhận sau mỗi lần thực hiện giao dịch. Mỗi liên sẽ được sử dụng để chứng thực và theo dõi giao dịch, tạo ra hệ thống chặt chẽ và minh bạch trong quá trình kinh doanh cho chủ cửa hàng.

Thông thường, ở 2 liên khác nhau sẽ có các thông tin thiết yếu bao gồm:

• Sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, số lượng, thuế, tổng cộng thanh toán và các điều khoản giao dịch.
• Liên 1 sẽ được gửi cho khách hàng, họ sử dụng để xác minh chi phí đã bỏ ra.
• Liên 2 thì được cửa hàng giữ lại với mục đích theo dõi doanh số, quản lý hàng tồn kho, và tính toán thuế.

Hóa đơn bán lẻ 2 liên có 2 tờ gần tương tự nhau để cho cả cửa hàng lẫn khách hàng

Hóa đơn bán lẻ 3 liên

Hóa đơn 3 liên với các thông tin cần có tương tự như các liên khác, nhưng phục vụ cho mục đích cung cấp bằng chứng phục vụ cho các bên liên quan khác ngoại trừ người mua và người bán.

Các liên vẫn phải giữ nguyên thông tin quan trọng minh chứng cho giao dịch bao gồm:

• Liên 1 sẽ được đưa cho người mua để họ lưu trữ hóa đơn chứng minh giao dịch mua hàng
• Liên 2 cửa hàng sẽ giữ để quản lý các luồng giao dịch của cửa hàng trong giai đoạn này
• Liên 3 sẽ đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kế toán, dùng để chứng minh thu nhập, tính thuế và thực hiện các công việc kế toán khác

Hóa đơn bán lẻ 3 liên không chỉ cung cấp sự xác nhận chi tiết và chính xác của giao dịch mà còn hỗ trợ quản lý tài chính và kế toán, tạo ra một hệ thống giao dịch minh bạch và hiệu quả cho cả cửa hàng và khách hàng.

3. Hóa đơn bán lẻ tạp hóa có tính vào chi phí hay không?

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa, siêu thị mini, cừa hàng tiện lợi đều được tính vào chi phí bỏ ra của cửa hàng. Khi cửa hàng của bạn bán được sản phẩm, tạo ra hóa đơn mua hàng có một mức giá trị xác định, thì giá trị của hóa đơn sẽ được tính vào chi phí và thành phần chi phí sản phẩm đó.

Thông thường, chi phí của một sản phẩm sẽ bao gồm giá vốn, phí vận chuyển, thuế (Nếu có) và chi phí phát sinh để sản phẩm đến tay và được mua bởi người tiêu dùng. Và khoản hóa đơn bán lẻ siêu thị mini hay tạp hóa sẽ được tính vào mục chi phí phát sinh.

Tuy nhiên loại phí này sẽ không tính vào các chi phí khi kê khai thuế. Loại hóa đơn này có đặc tính giống với hóa đơn đỏ khi không có thuế VAT, có nghĩa là không cần kê khai nhưng vẫn phải được tính trong các báo cáo kế toán.

Trong kinh doanh, Hóa đơn bán lẻ có được áp dụng vào chi phí

Các hóa đơn bán lẻ siêu thị mini, tạp hóa là đơn phiếu thông dụng và cần thiết để đảm bảo công việc kinh doanh thuận lợi, tránh các rắc rối hay tranh cãi xảy ra, giúp bạn tối ưu vận hành cửa hàng.

Ngoại trừ các phương pháp căn bản, Konni39 cũng cung cấp rất nhiều bí quyết và hướng vận hành cửa hàng, cũng như xây dựng cửa hàng mới thành công. Hãy liên hệ ngay với Konni39 để nhận tư vấn miễn phí từ các chuyên gia nhé!

Áp dụng 10+ mẹo buôn bán đắt hàng, giúp quán đông khách cho người kinh doanh